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Digitalización para Pymes

«En Internet, las pymes con más éxito son aquellas capaces de satisfacer necesidades concretas que los grandes Marketplaces no puedan aportar»

La vida cotidiana se ha transformado de una manera sumamente rápida, gracias a la presión ejercida por la actual crisis sanitaria, este acontecimiento mundial obligó a las empresas, al comercio, la educación, tecnología y en general a todo sector de la vida social cotidiana a innovar, transformarse o perecer, es por ello que se debe pensar en cómo adecuarse a una nueva forma de realizar todo tipo de procesos, comprendiendo que el distanciamiento social obligatorio, sería el factor clave, por ello la digitalización es la solución el reto a solventar, con el cual mantener una permanencia dentro del comercio mundial, obligado así a las Pymes a generar su posicionamiento digital, para ser competitivos ante las grandes empresas.

La digitalización de los procesos, engloban un sin número de beneficios, sin embargo, no es tarea fácil transformar o migrar las actividades empresariales a un entorno digital, es por ello que los expertos de Cosmomedia, consideran una serie de aspectos con los que una Pyme puede comenzar a adentrarse a la digitalidad, tomando en cuenta que no solo se trata de encontrarse dentro de la conversación por medio de las plataformas, sino que se debe buscar la interacción, comercio, optimización, capacitación entre otros aspectos.

El primer paso para comenzar con una digitalización, es considerar de antemano cuál es punto de partida, de igual modo el conocer el sector en que se busca desarrollar dará las opciones y estrategias a integrar, buscando un valor competitivo que se pueda desarrollar a corto, mediano y largo plazo, y que brinde la oportunidad de generar un plan estratégico el cual se debe pensar para que genere una retroalimentación constante.

El contar con un sector estudiado por el cual comenzar a desarrollarse, permitirá ofrecer un aspecto por el cual destacar. José Manuel Fuentes CEO de Cosmomedia señala: “En Internet, las pymes con más éxito son aquellas capaces de satisfacer necesidades concretas que los grandes Marketplaces no puedan aportar”.

Bajo el mismo sentido PoweDate, considera que la digitalidad permite convertir los procesos en datos, lo que beneficia a las empresas para que puedan comprender los procesos empresariales como datos y no como objetivos a resolver, este aspecto se vuelve relevante, ya que los datos permiten evidenciar de manera clara qué acciones son benéficas y cuáles no, así como generar una retroalimentación, con la cual trabajar en mejoras de procesos.

Otro aspecto importante es considerar una inversión dentro de la capacitación de los empleados, ya que no solo se trata de encontrarse dentro del mundo digital haciendo uso de la mejor tecnología y buenas estrategias, sino que se debe tomar en cuenta al personal que desarrollarán las estrategias a implementar, e invertir en su capacitación constante, con la finalidad de mejorar aún más los procesos y llegar a un posicionamiento competitivo dentro de la Digitalización

Dentro de esta capacitación constante, es importante no solo genera desarrollo dentro del uso de la tecnología, sino que también es importante tomar en cuenta un aprendizaje del sector, ya que el conocer de términos, hermanitas y manuela de uso, será esencial para un mejor desarrollo laboral que se traducirá en mejoras empresariales, que permitirán generar confianza dentro del sector, y que los consideres percibirán, obteniendo mejore experiencias de compra, logrando una lealtad orgánica.

Tendencias en el entorno de la distribución para 2022

Digitalización, y omnicanalidad, apertura a cliente final, deslocalización geográfica o explotación del dato, entre otras. Todas estas estrategias harán que el mercado del mayoreo y la distribución cobre más fuerza tras la pandemia.

2022 se presenta para mayoristas y distribuidores como una gran oportunidad de crecimiento, es el caso de la digitalización. Otras cosas que veremos, como la apertura a nuevos clientes, incluso, cliente final, o la deslocalización geográfica, forman parte, también del nuevo modelo de negocio post pandémico.

  1. DIGITALIZACIÓN DEL CLIENTE

Hay que hablar de la omnicanalidad y su impacto, tanto en el comercio mayorista como minorista. La pandemia ha acelerado el uso de múltiples canales de compra. Es lógico que los mayoristas y el entorno de la distribución, en general, sigan apostando por la apertura de nuevos canales de venta. También por la optimización de los ya existentes.

El cliente digital está afectando a todas las empresas, e, independientemente del sector en el que se muevan o el volumen de facturación que tengan.

No es solo un tema de digitalización interna. El propio entorno también se digitaliza. Proveedores, competidores u organismos. Ahora es más importante que nunca contar con herramientas que faciliten la conexión directa con el negocio desde cualquier punto. Las posibilidades de trabajar en la nube y las facilidades del pago por uso impulsan esta digitalización.

  1. APERTURA DEL NEGOCIO AL CLIENTE FINAL

Aunque la actividad mayorista se ha centrado tradicionalmente en el cliente profesional, cada vez más, vamos viendo un acercamiento progresivo al cliente final. Ahora es común ver cómo en el almacén se instalan, por ejemplo, diferentes puntos de venta, también para clientes finales. En este sentido, es importante el papel del ERP para aplicar la tarifa correcta en función del tipo de cliente. Pero no solo con las tarifas.

Lo ideal es que el negocio esté respaldado por soluciones tecnológicas que acompañen su crecimiento.  Y que cubra esas necesidades de las dos aristas: necesidades de gestión, pura y dura. Y, necesidades técnicas.

  1. DESLOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA DEL NEGOCIO

El cliente digital es un cliente que está en todas partes. Esto se ve acompañado, no solo de que el canal sea digital, sino de una verdadera revolución logística. Esta potencialidad hace que muchas pymes estén tomando decisiones en este sentido.

Lo bueno es que hay muchas opciones. Pero, hay que tomar decisiones claras e inteligentes. Decisiones que deben basarse en datos objetivos, por lo que la tecnología, de nuevo, será un factor clave.

  1. OPTIMIZACIÓN DE PROCESOS

En una actividad como la mayorista tan madura y con tanta competencia y márgenes tan estrechos es fundamental poner el ojo en la rentabilidad. Eso nos lleva necesariamente a la optimización de procesos. Y eso nos lleva inevitablemente a la tecnología que es, la que permite acelerar esa optimización de procesos: de compra, de almacén, administrativos de facturación o control de cajas o rentabilidad financiera.

  1. ANÁLISIS DEL DATO

Cada vez se hace más necesario. Primero, porque la competencia está muy preparada para analizar el dato, sacar conclusiones y reaccionar. El análisis del dato es lo que da opciones para reaccionar. Y segundo, porque, en el caso de los mayoristas -un mercado maduro y con márgenes estrechos, en el que es necesario ampliar los canales de venta- resulta crucial, analizar y controlar la rentabilidad de cada canal.

Si la empresa quiere crecer debe hacerlo bajo la filosofía del crecimiento sostenible. Y maximizar el beneficio, sin perder de vista la rentabilidad. Para lograrlo se necesitan datos. Datos que ayuden a la toma de decisiones.

  1. INTEGRACIÓN EN CENTRALES DE COMPRA

En una actividad madura, la rentabilidad vendrá marcada por la capacidad de compra que se tenga. Esta capacidad será menor si las decisiones se toman en solitario. Y mayor si se actúa bajo el paraguas de las centrales de compra con más poder de negociación. Cuando uno decide unirse a una central de compra, a menudo, vemos que surge la necesidad de integración -volcar pedidos, capturar información, etc.- De hecho, son las propias centrales de compra las que piden a los negocios que se integren en su sistema.

  1. BÚSQUEDA DE NUEVAS FÓRMULAS DE FACTURACIÓN RECURRENTE

Es una tendencia global. Algo que está sucediendo, no solo en el ámbito del mayorista. Esto permite posicionamiento, recurrencia en la facturación, previsión de ingresos.

En el ámbito de los mayoristas, existe una versión concreta de este modelo de negocio, con una clara orientación al servicio. Entendiendo que el servicio no va a ser nunca una línea principal de la facturación, ni una línea Core, ayuda mucho al posicionamiento. Cada vez más, se apuesta por una venta asesorada, consultiva, apoyada en herramientas, en contenidos. Esto hace que la actividad de los mayoristas aporte un valor añadido que antes no tenía. Se trata de pasar de ser un vendedor a ser un colaborador, un asesor, o, incluso, un formador.

Tendencias de los negocios para 2022

En todos los sectores, las organizaciones se enfrentan a una rápida transformación. Además, hay que hacer frente a enormes cambios y desafíos globales, como el cambio climático y los cambios en el poder político y económico.

Estas ocho tendencias principales ofrecen una imagen de cómo están evolucionando las operaciones empresariales para adaptarse a nuestro mundo rápidamente.

OPERACIONES SOSTENIBLES Y RESISTENTES

Todas las organizaciones deben tratar de eliminar o reducir los costos medioambientales de su actividad. La des-carbonización de la cadena de suministro es un punto de partida razonable, pero las empresas con visión de futuro están mirando más allá de la cadena de suministro para mejorar la sostenibilidad en todas las operaciones empresariales. Y, por supuesto, la sostenibilidad está vinculada a la resiliencia, ya que esta significa ser capaz de adaptarse y sobrevivir a largo plazo. Cualquier empresa que ignore la sostenibilidad no tendrá éxito en esta época de consumo consciente.

EL EQUILIBRIO ENTRE TRABAJADORES HUMANOS Y ROBOTS INTELIGENTES

En la actualidad disponemos de robots y sistemas de inteligencia artificial (IA) cada vez más capaces que pueden asumir tareas que antes realizaban los humanos. Esto deja a los empresarios con algunas preguntas clave: ¿cómo encontrar el equilibrio entre las máquinas inteligentes y la inteligencia humana? ¿Qué funciones deben cederse a las máquinas? ¿Qué funciones son más adecuadas para los humanos? No cabe duda de que la automatización afectará a todos los sectores, por lo que los directivos de las empresas deben preparar a sus organizaciones -y a sus empleados- para la cambiante naturaleza del trabajo.

EL CAMBIO DE LA RESERVA DE TALENTO Y DE LA EXPERIENCIA DE LOS EMPLEADOS

La forma de trabajar está evolucionando, con la incorporación de más jóvenes al trabajo, más trabajadores autónomos y más trabajadores a distancia. En su libro The Human Cloud (La nube humana), Matthew Mottola y Matthew Coatney afirman que el empleo tradicional a tiempo completo será cosa del pasado, ya que las organizaciones pasarán a contratar a personas con contrato, y esos contratistas trabajarán a distancia.

ORGANIZACIONES MÁS PLANAS Y ÁGILES

Tradicionalmente, las organizaciones han sido muy jerárquicas y rígidas en sus estructuras. Pero esto está cambiando, ya que los líderes reconocen la necesidad de estructuras más planas y ágiles que permitan a la empresa reorganizar rápidamente los equipos y responder al cambio. También es, en parte, una respuesta a la naturaleza cambiante del trabajo, en particular la proliferación de trabajadores autónomos y a distancia.

Esta es la era de las estructuras organizativas más planas, que se parecen más a comunidades flexibles que a una estructura piramidal descendente.

AUTENTICIDAD

Los consumidores actuales buscan una conexión más significativa con las marcas. Y esta necesidad de conexión ha dado lugar a la autenticidad como tendencia empresarial por derecho propio. La autenticidad ayuda a fomentar las conexiones humanas, porque, como humanos, nos gusta que las marcas (y los líderes empresariales) muestren importantes cualidades humanas como la honestidad, la fiabilidad, la empatía, la compasión, la humildad y, tal vez, incluso un poco de vulnerabilidad y miedo. Queremos que las marcas (y los líderes) se preocupen por los problemas y defiendan algo más que la obtención de beneficios.

NEGOCIOS CON PROPÓSITO

Vinculada a la autenticidad, esta tendencia consiste en garantizar que su organización existe para servir a un propósito significativo, y no sólo para dar beneficios a los accionistas. El propósito define por qué existe la organización. (No lo que la organización es o lo que hace o para quién. Por lo tanto, el propósito es diferente a la misión y la visión). Es importante que un propósito sólido tenga la promesa de transformar o luchar por algo mejor, ya sea un mundo mejor, una forma mejor de hacer algo o lo que sea importante para su organización.

COMPETICIÓN E INTEGRACIÓN

Vivimos en una época en la que prácticamente todo se puede conseguir mediante la subcontratación. El mundo empresarial global nunca ha estado tan integrado. Y es un buen trabajo, porque la necesidad de trabajar juntos para resolver los principales retos empresariales (por no hablar de los mayores retos de la humanidad) es grande. De hecho, en el futuro, será cada vez más difícil tener éxito sin una colaboración realmente estrecha con otras organizaciones. En la práctica, esto significa una mayor integración de la cadena de suministro, una mayor integración de datos y el intercambio de datos entre organizaciones, e incluso la cooperación entre competidores.

NUEVAS FORMAS DE FINANCIAMIENTO

Las formas en que las empresas pueden generar financiación también están cambiando. Han surgido nuevas plataformas y mecanismos para conectar a las empresas con los inversores y donantes: pensemos en el crowdfunding, las ofertas iniciales de monedas (ICO), la tokenización y las sociedades de adquisición con fines especiales (SPAC). Muchos de estos nuevos métodos están impulsados por el movimiento de las finanzas descentralizadas, en el que los servicios financieros, como el préstamo y el comercio, tienen lugar en una red de pares, a través de una red pública descentralizada de blockchain.

Además de estas ocho tendencias, en 2022 también habrá tendencias tecnológicas transformadoras, como la inteligencia artificial y la creciente digitalización, para las que toda empresa debe estar preparada.

 

Una herramienta única capaz de proveer información

La contingencia global actual ha sacudido el modelo operativo de las empresas de diversos sectores. Esto nos enfrenta a una realidad antes impensable para muchos y para la que muchos de los negocios no habían desarrollado capacidades suficientes.

Desde una perspectiva empresarial, el impacto de la pandemia ha dejado a las compañías en distintas posiciones:

  1. Negocios que han perdido relevancia e incluso viabilidad de manera repentina
  2. Sectores con estructuras inestables y vulnerabilidades sostenibles a corto plazo, y que requieren transformarse para volver a cobrar relevancia
  3. Grupos de negocios cuya recuperación estará estrechamente ligada al restablecimiento de la economía
  4. Empresas en las que los cambios estructurales han acelerado su crecimiento

 Los sectores que prevén mayores pérdidas en 2021 son:

  1. Hotelería y turismo
  2. Outsourcing
  3. Medios de comunicación

En contraste, los que esperan tener ingresos mayores o iguales a los de 2019 son:

  1. Salud
  2. Electrónicos / software
  3. Consumo / retail.

Ante este contexto, temas como la digitalización de servicios y la automatización de procesos se escuchan más como una urgencia que como un proyecto de vanguardia.

En cualquier escenario, es relevante revisar la estrategia y los elementos esenciales del modelo a implementar, para acelerar iniciativas de transformación que permitan explotar las ventajas actuales, crear nuevas, reducir desventajas e incluso rediseñar modelos. 

La gestión de riesgos surge como una herramienta única capaz de proveer información sobre temas externos e internos y su influencia favorable o desfavorable para el negocio. Esta situación reta a los líderes de estas iniciativas, ya que deben abordarlas con enfoques de pensamiento distintos a los utilizados antes de la crisis sanitaria, con un nivel de profundidad y claridad que conduzca a crear iniciativas, reforzar las actuales, y sobre todo promover la acción coordinada en todas las capas de gestión y desde todos los pilares del negocio: estratégico, operativo, y de recursos humanos.

Para lograr dicha estrategia vale la pena analizar cómo quedó el “terreno”, los pilares que considerábamos relevantes y, sobre todo, el nivel de influencia de aspectos externos como: mercado para nuestros productos, nuevos hábitos de consumo, nuevas regulaciones, nuevos requerimientos de salud y seguridad, cadenas de abasto y fuentes de financiamiento, entre otros.

Asimismo, valdrá la pena mantener en constante monitoreo la dirección que toman las distintas zonas del modelo operativo y las cualidades a mantener y desarrollar para seguir los objetivos de la empresa. Aspectos como:   

  • La disponibilidad y calidad de recursos en la cadena de suministro
  • La capacidad de los propios procesos de producción
  • Digitalización y automatización de procesos
  • Experiencia del cliente
  • Seguridad física de infraestructura
  • Disponibilidad de recursos tecnológicos y ciberseguridad
  • Salud y seguridad del talento
  • Flexibilidad en esquemas de trabajo 

Modelos dinámicos de análisis de riesgos

Será importante estructurar modelos dinámicos de riesgos que analicen la evolución de riesgos actuales, estudien potenciales vínculos entre riesgos y el impacto que en combinación pueden tener en la organización. Modelos que incluyan como parte natural del proceso el mantenerse alerta ante riesgos emergentes; así como el análisis de oportunidades de negocio que surgen en entornos cambiantes como los que ya vivíamos y cuyo dinamismo se agudizará.

Enfoque integrado en la gestión

Que el modelo de gestión de riesgos conduzca a una dinámica de ejecución operativa integrada en todos sus elementos y en todas sus capas de gestión será relevante para lograr un mayor grado de flexibilidad en la operación, y así incrementar las posibilidades de lograr objetivos en entornos cambiantes.

 

Un programa de gestión de riesgos adecuado sería una herramienta útil para mantener el rumbo del negocio en un entorno cambiante e incierto, además de encender los motores adecuados en la ejecución de la estrategia para aprovechar ventajas estratégicas, reforzar zonas de gestión fundamentales e incluso reconfigurar el modelo operativo. En este escenario, el liderazgo del Consejo de Administración será esencial para obtener los mayores beneficios del programa.

Digitalización en Recursos Humanos

La gestión de los Recursos Humanos en las empresas ha sido tradicionalmente un área de mejora y trabajo constantes. Seleccionar al personal adecuado, gestionar recursos, coordinar a los trabajadores, son algunas de las tareas indispensables para el funcionamiento de una plantilla y en consecuencia, de la organización en sí.  Con esta realidad presente, la digitalización en Recursos Humanos es indispensable para llevar a cabo todas las tareas del sector en la era del 4.0, que nos conduce sin duda a la transformación digital.

¿Qué factores son necesarios para digitalizar exitosamente? 

Muchas empresas, y en especial los departamentos de talento humano, quieren vincularse al mundo de la transformación digital, pero simplemente no saben cómo hacerlo sin fallar en el intento. Estos son algunos factores que debes tener en cuenta a la hora de digitalizar recursos humanos.

1.- Identifica metas y prioridades

Un proceso de digitalización de recursos humanos será exitoso cuando tenga el propósito de resolver no solo los problemas del departamento, sino también los de los colaboradores.

2.- Establece las especificaciones del proyecto

Una vez establecidos los objetivos y prioridades, es importante disponer de las especificaciones técnicas de diseño, es decir, la lista detallada de características funcionales que debe poseer la solución tecnológica para alcanzar los objetivos marcados.

3.- Involucra a las áreas de TI

Un proyecto para digitalizar el departamento de talento humano no puede funcionar sin la cooperación del departamento de TI de la empresa. El departamento de TI también puede contribuir en la fase de selección del proveedor para analizar sus aspectos más técnicos

4.- Elige la herramienta adecuada

Debes escoger cuidadosamente la solución tecnológica que te permitirá cumplir los objetivos en cuanto a la gestión de recursos humanos. Hay programas cumplen con los requisitos legales, por ejemplo, cálculo de nómina. Hay otros que se enfocan en problemas más específicos como el seguimiento de la hoja de horas, evaluación del desempeño, clima organizacional, etc.

5.- Capacita a tu personal

Es necesario proceder a formar a quienes serán los usuarios más activos de las nuevas tecnologías, los profesionales de RRHH y los jefes de línea. 

¿Qué aplicaciones tiene la IA en Recursos Humanos?

En Recursos Humanos su aplicación es amplia, y su impacto en el departamento se extiende a tres áreas principales:

1.- Procesos de reclutamiento

La IA es capaz de utilizar diferentes algoritmos para realizar un filtrado inicial y ofrecer los perfiles más aptos para el puesto ofertado. Es una clara optimización de recursos y tiempo. Para los departamentos de Recursos Humanos como para los candidatos, ya que se eliminan las largas esperas en los procesos.

2.- Predicciones

La información disponible de una plantilla de empleados puede ser procesada en su totalidad por la Inteligencia Artificial. La IA permite hacer predicciones en cuestiones referentes a:

  • Desmotivación laboral.
  • Absentismo.
  • Bajas por estrés o depresión.

Además de esto, la IA puede ser un excelente aliado en la construcción de una estrategia de Employer Branding. Con ello, contribuimos a garantizar la retención del talento.

Beneficios de la digitalización en Recursos Humanos

  • La inclusión de las TIC repercute en un aumento de productividad, tanto intra como inter-departamental.
  • Permite crear nuevas experiencias en clientes, candidatos y empresas.
  • Optimiza la gestión del talento humano para utilizar y distribuir los recursos de forma más eficiente.
  • Fomenta la competitividad de las empresas que se sumen a la digitalización.
  • Convierte los departamentos de Recursos Humanos en agentes directos del cambio de las organizaciones, tomando un papel más activo y protagonista en la toma de decisiones.
  • Aumenta eficacia y eficiencia y gran parte de procesos

En conclusión, es claro que existe una explosión tecnológica que está cambiando la organización y la forma de trabajar en las empresas. En este aspecto, por consecuencia, Recursos Humanos debe ser un actor principal en la implicación para la digitalización, ya que supone un efecto palanca que puede generar todo un cambio en la cultura corporativa de las organizaciones.